Bewaren personeelsdossiers en AVG

Bewaren personeelsdossiers en AVG

Bewaren personeelsdossiers en AVG

Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van hun werknemers. Deze zijn vaak opgeslagen in een personeelsdossier. Werkgevers mogen alleen een personeelsdossier aanleggen als dat noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst uit te voeren. En zij moeten daarbij rekening houden met de privacy van hun werknemers.

Voorwaarden personeelsdossier

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) geven de voorwaarden voor het aanleggen van personeelsdossiers. Werkgevers:
zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;

mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten ter zake doen;

moeten de werknemers informeren, onder andere over welke gegevens zij verzamelen, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond;

moeten de persoonsgegevens passend beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;

mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;

moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien - dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier - en eventueel te rectificeren te beperken of te verwijderen;

moeten werknemers afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang;

moeten werknemers in voorkomende gevallen de mogelijkheid bieden hun recht op dataportabiliteit (het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft) uit te oefenen.


Bron: Autoriteit Persoonsgegevens